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L’Institut de Gojuryu Kenkyukai de France (« IGKDF »), association loi 1901, SIRET n° 754 023 521 00018 – dont le siège social est situé au 19 rue auguste comte 92170 Vanves, est soucieuse de la protection des données de ses adhérents et s’engage à traiter les données à caractère personnel des adhérents (« Données Personnelles »), dans le respect de la règlementation en vigueur.

A ce titre, IGKDF respecte le droit européen applicable en matière de protection des données personnelles, et, en particulier, le Règlement Général européen sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD »), ainsi que toutes les règles de droit françaises prises en application de ce règlement.

Le présent document a pour objet d’informer de manière claire, complète et simple les adhérents (« Adhérents » ou « vous ») sur la manière dont IGKDF, en tant que responsable de traitement, collecte et utilise vos Données Personnelles et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.

• Comment vos Données Personnelles sont-elles collectées ?

IGKDF peut être amenée à recueillir vos Données Personnelles via le formulaire de contact du site www.igkdf-vanves.fr, le formulaire d’adhésion papier ou dans le cadre d’activités promotionnelles (forum des associations, portes ouvertes, etc…).

Les Données Personnelles sont celles que vous fournissez via des formulaires, qu’ils soient dématérialisés sur notre site internet, par email (prise de contact, etc…) sous format papier ou en réponse à des questions qui vous sont posées par l’équipe encadrante dans le cadre du suivi des athlètes du pôle compétition.

• Quelles sont les Données Personnelles collectées et traitées par IGKDF ?

IGKDF prend en compte les principes de minimisation des données. En conséquence, sont collectées des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les Données Personnelles collectées et traitées par IGKDF peuvent inclure ce qui suit :
– Civilité, prénom, nom
– Sexe
– Email personnel
– Téléphone direct (fixe et portable)
– Date de naissance
– Nationalité
– Adresse postale
– Filiation
– Photo d’identité

Des données relatives à la santé des adhérents peuvent être recueillies dans le cadre du suivi des athlètes du pôle compétition, et dans le cas de sorties/stages proposés aux mineurs.

Vous êtes libre de fournir ou non tout ou partie de vos Données Personnelles. Toutefois, une telle décision pourrait avoir pour conséquence de limiter votre accès à certains services proposés par IGKDF.

• Pourquoi vos données sont-elles collectées ?

IGKDF collecte et utilise vos Données Personnelles pour les besoins de son activité et notamment aux fins suivantes :
– l’enregistrement et la mise à jour des informations individuelles nécessaires à la gestion administrative des membres et donateurs, en particulier la gestion des cotisations.
– l’établissement, pour répondre à des besoins de gestion, des états statistiques ou des listes de membres ou de contacts, notamment en vue d’adresser bulletins, convocations, journaux. Lorsque ces listes sont sélectives, les critères retenus doivent être objectifs et se fonder uniquement sur des caractéristiques qui correspondent à l’objet statutaire de l’organisme ;
– l’établissement des annuaires de membres, y compris lorsque ces annuaires sont mis à la disposition du public sur le réseau internet.
– la communication des opérations relatives à des actions de prospection auprès des membres, donateurs et prospects.
– le traitement des données de connexion à des fins purement statistiques dans le cas de l’utilisation du service de communication au public en ligne (site internet);

• Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

IGKDF veille à mettre à jour vos Données Personnelles à chaque début de saison.

La durée de conservation de vos Données Personnelles est limitée à votre adhésion à l’association et les Données ne peuvent être conservées après démission, radiation ou décès, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données, et/ou d’anonymisation.

• Qui a accès à mes Données Personnelles ?

Le traitement de vos Données Personnelles n’est ni sous-traité, ni automatisé. Vos Données Personnelles sont confidentielles et seuls les membres d’IGKDF pour lesquels un accès aux Données Personnelles est nécessaire à leur activité peuvent accéder aux Données Personnelles, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la règlementation applicable.

Les droits d’accès aux Données Personnelles sont accordés par IGKDF en adéquation avec la fonction du membre de l’association et sont mis à jour en cas d’évolution ou de changement de fonction.

Les membres d’IGKDF sont tenus à des obligations de confidentialité en ce qui concerne vos Données Personnelles.

Nos prestataires peuvent également être amenés à traiter des Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions (maintenance informatique, diffusion électronique et postale, logistique et restauration, etc.).

Les Données Personnelles communiquées via notre site internet igkdf-vanves.fr transitent par les serveurs d’OVH. Elles sont ensuite stockées en interne sur les serveurs d’IGKDF.

Dans tous les cas de transfert de vos Données Personnelles à des tiers, IGKDF s’assure que les Données Personnelles transmises continuent de bénéficier d’un niveau de protection équivalent à celui mis en place par IGKDF et demande des engagements contractuels afin que vos Données Personnelles soient exclusivement traitées pour les finalités que vous avez préalablement acceptées, avec la confidentialité et la sécurité requises.

• Quelles sont les mesures de sécurité mise en place ?

IGKDF assure la sécurité de vos Données Personnelles en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques et informatiques.

Malgré ces mesures raisonnables pour protéger vos Données Personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est infaillible. Ainsi, et conformément à la réglementation européenne applicable, en cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, IGKDF s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).

Il vous appartient bien entendu également de faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à vos Données Personnelles et à vos terminaux (ordinateur, smartphone, tablette,…).

Par ailleurs, le site internet www.igkdf-vanves.fr peut proposer des liens vers des sites Internet de tiers susceptibles de vous intéresser. Equiteam n’exerce aucun contrôle sur le contenu de ces sites de tiers ou sur les pratiques de ces tiers en matière de protection des données personnelles qu’ils pourraient recueillir. En conséquence, Equiteam décline toute responsabilité concernant le traitement par ces tiers de vos Données Personnelles, non soumis à la présente politique. Il est de votre responsabilité de vous renseigner sur les politiques de protection des données personnelles de ces tiers.

• Quels sont mes droits sur mes Données Personnelles ?

Par la présente politique IGKDF s’efforce de vous communiquer une information claire et précise des conditions de traitement de vos Données Personnelles (droit d’information).

Vous disposez de droits d’accès, de rectification et d’effacement de vos Données Personnelles, mais également d’un droit à la portabilité de vos Données Personnelles, d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, et de décider du sort de vos données personnelles après votre mort.

• Comment exercer mes droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en nous adressant votre demande, accompagnée d’une copie de tout document d’identité de la façon suivante :
– par email à l’adresse contact.igkdf@gmail.com
– par courrier :

IGKDF
19 rue auguste comte
92170 Vanves

IGKDF s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à IGKDF. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.

Si votre demande est présentée sous forme électronique, les informations vous seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.

Si nous ne donnons pas suite à votre demande, nous vous informerons des motifs de notre inaction et vous disposerez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours juridictionnel.

Pour les besoins de la traçabilité et de preuve de la suppression de vos données, nous conserverons votre demande de suppression, la date de la suppression effective et la date de la réponse envoyée par IGKDF pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la suppression effective des données.

• Diffusion de la politique de confidentialité des données

La politique de confidentialité et de protection des données est disponible sur notre site internet.

Elle est également fournie aux adhérents lors de leur inscription.

• Droit applicable et Tribunaux compétents

La présente Politique est soumise au droit français. En cas de litige et dans le cas où un accord amiable ne pourrait intervenir, les tribunaux compétents seront ceux du ressort de la Cour d’appel de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.